Comunidades virtuales en la gestión de los cambios en contratación pública.

¿Esperando un milagro?

1. La gestión de los cambios en contratación pública.

Hace tiempo que llevo aprendiendo sobre el asunto de cómo conseguir implementar cambios en la gestión de la contratación pública.

Hay que partir del hecho de que no hay una receta única para todas las organizaciones, ya que, cada organización es autónoma, ejerce su potestad de autoorganización y tiene su propia forma de gestionar su trabajo. Cada organización es única en su especie.

Por otro lado, cada organización estará en una determinada situación o punto de partida y cada organización dispondrá de unos recursos, no sólo humanos (los más importantes), si no también económicos y tecnológicos (propios y externos) con los que deberá planificar la solución de los problemas detectados.

Algo que tengo bastante claro es que los milagros no existen, al menos en la gestión de los cambios en contratación pública.

2. Cambios a abordar en la gestión de los cambios en contratación pública.

Cada organización está en un punto de salida distinto. Por mi experiencia son muy comunes los siguientes cambios a abordar en la gestión:

  • Normalizar y simplificar el proceso de trabajo.
  • Ordenar y organizar el proceso de trabajo mediante instrucciones internas de contratación, empezando por la contratación menor.
  • Normalizar criterios de adjudicación y condiciones especiales de adjudicación.
  • Elaborar pliegos tipo jurídicos y técnicos.
  • Elaborar y normalizar modelos, plantillas, … de todos los trámites (memoria o “quiniela“, informe de insuficiencia, actas de recepción y de entrega…).
  • Programar la gestión anual de las licitaciones.
  • Implantar la tecnología en la gestión de la contratación pública de “extremo a extremo”.
  • Avanzar en la utilización estratégica de la contratación pública para la ejecución de políticas públicas sociales, medioambientales, de innovación….
  • Racionalizar la gestión de la contratación pública con acuerdos marco y sistemas dinámicos de adquisición.
  • Crear y gestionar una central de compras en un ámbito provincial.
  • Reducir el número de contratos menores.
  • Utilizar procedimientos de adjudicación distintos al procedimiento abierto.
  • Evaluar, diagnosticar y planificar anualmente objetivos de mejora en la gestión de la contratación.

3. Cómo abordar la gestión de los cambios en contratación pública.

Hace 6 años presenté una idea, Contratación Pública Electrónica 2.0, a los premios de emprendimiento convocados con la Fundación Everis. Trabajé a fondo en esta idea de las comunidades virtuales como entornos para gestionar los cambios en la gestión de la contratación pública con la ayuda de Manuel Caño Gómez y de Jaime Domínguez Macaya-Laurnaga.

No hay que reinventar la rueda. Está inventada.”

Alberto Ortiz de Zárate en el blog administraciónenred:

Casi todo está inventado y los elementos que una organización debería gestionar en cualquier proceso de cambio, los factores de éxito del proceso, también lo están:

3.1. Un buen liderazgo.

“…para tener un impacto real, cualquier política de profesionalización debe contar con un elevado nivel de respaldo político

Recomendación (UE) 2017/1805 de la Comisión de 3 de octubre de 2017 sobre la profesionalización de la contratación pública, construir una arquitectura para la profesionalización de la contratación pública. .

Personas de la organización, tanto a nivel político cómo técnico, deben asumir la responsabilidad del liderazgo de la implantación de los cambios y asumirlo con compromiso y dedicación, comunicando qué hay que hacer e impulsando y reconociendo los trabajos realizados.

Un ejemplo: Víctor Almonacid Lamelas.

3.2. Una buena información.

Hay que buscar información, no sólo jurídica, también económica, tecnológica y de gestión. Ahora es muy fácil a través de Internet. Más de 50 páginas de contratación públicas y diversas comunidades profesionales que conectan a personas afectadas por la contratación pública.

Ahora podemos encontrar información actual y precisa sobre los errores que se están detectando en los procesos de gestión en la contratación pública y evitarlos.

En la implantación de los cambios en la gestión de la contratación públcia, seguro que hay alguien (otra organización de similar tamaño, recursos y situación de partida) que ya ha pasado por esto. Hay que buscar información y preguntar, hasta encontrar algo interesante, un buen trabajo, una buena práctica. Encontrada una buena práctica que se adapte a la situación de la organización hay que reutilizar las lecciones aprendidas, hay que copiarla.

3.3. Una buena comunicación.

Una vez definido qué hay que hacer, hay que comunicarlo a quien lo tiene que hacer y gestionar la comunicación que debe ser permanente, vertical y horizontal y que debería utilizar, por su adecuación, para esta labor los medios electrónicos a su alcance.

La comunicación es clave en la gestión del cambio como bien sabe Gerardo Bustos Petrel, Borja Colón de Carvajal y Sergio Jiménez.

3.4. Formación constante, personalizada y especializada.

En la comunidad de prácticas de la contratación realizamos una encuesta: “El 47,4% de los empleados tiene un nivel bajo de profesionalización. Siguen haciendo lo mismo y están muy lejos de poder cumplir con los objetivos que marca la Ley”.

La única manera de alcanzar pequeñas mejoras en la gestión de la contratación es mantener un esfuerzo constante en la profesionalización de los diferentes afectados por la contratación pública. En PECOP para atender la necesidad de aprendizaje especializado y personalizado estamos diseñando un campus virtual en contratación pública.

Además de comunicar al personal de la organización qué se debería hacer, habrá que formarle, porque lo más probable es que carezca de los conocimientos y habilidades necesarias para realizar los trabajos que la mejora de la gestión de la contratación públcia precisa.

¿Podemos hacerlo con medios tradicionales? ¿con cursos presenciales? Yo creo que no. Si se hace será muy caro y poco eficiente, poco rentable como bien sabe José Antonio LatorreJesús Martínez Marín o Carmen Seisdedos. Expertos en formación saben cómo aprender de forma colaborativa mediante comunidades de práctica.

3.5. Trabajo colaborativo.

El proceso de trabajo de contratación pública es un proceso transversal de trabajo. Las personas que gestionan el proceso, que debería ser de base tecnológica, tienen que hablar entre ellas, escucharse más, comunicarse mejor y trabajar siempre pensando en la siguiente persona que va a intervenir en el proceso de trabajo. Cambiar de una visión del proceso por departamentos estancos a un proceso de trabajo colaborativo.

La colaboración es un hábito que sólo se adquiere ejercitándolo. Una comunidad virtual es un entorno de trabajo colaborativo (con su foro) que invita a participar y a colaborar en trabajos y mejoras comunes.

Otro factor de éxito de la gestión de los cambios es conseguir la participación activa del personal en el proceso de diseño e implantación de los cambios. Lo que no está claro es cómo conseguir que el desanimado y apático personal público participe y se implique en estos trabajos necesarios de mejora, parecer ser que se precisaría:

  • Dar al personal de la organización la oportunidad de participar y, luego, responsabilizarles en el proceso.
  • Reconocer el rendimiento y su productividad.

3.6. Reconocimiento del trabajo mejora.

Hay un trabajo que hacer, un trabajo ingente y constante, para organizar, gestionar  y mejorar los desorganizados procesos de trabajo de contratación pública. Sin este trabajo de mejora, el back-office seguirá anclado en el siglo XIX, en el papel y en el contrato menor. Muy lejos de lo que debería ser una contratación pública estratégica, electrónica y eficiente.

Otro de los aspectos clave en la gestión de los recursos humanos es gestionar con justicia y transparencia el reconocimiento y la remuneración por los trabajos realizados, debiendo utilizarse los sistemas previstos en la Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público que estimulen la productividad y aumenten la motivación.

4. Comunidades virtuales como herramientas para cambiar la gestión de la contratación pública.

LLevo años pensando en las comunidades virtuales de contratación públcia como herramientas para gestionar los factores de éxito en los cambios que hay que implementar en la contratación pública (liderazgo, información, comunicación trabajo colaborativo y reconocimiento). Este ejemplo lo planteaba el blog de Pilar Batet:

  • Una Diputación Provincial.
  • Con un departamento de Contratación. Un jefe y una funcionaria.
  • Unidades promotoras o centros gestores. Pongamos 17 (Vías y Obras, Urbanismo, Deportes, Servicios Sociales, ….) con 17 personas con formación no jurídica implicados en la preparación del expediente de contratación, en la valoración de ofertas y en la ejecución de los contratos (son los responsables).
  • Un departamento de informática. No nos olvidemos de su concurso para la implantación de la tecnología en la gestión. Otra persona.
  • Un secretario y una interventora.
  • Pongamos además 183 municipios en la provincia y unos 120 secretarios-interventores haciendo lo que pueden.

Para mejorar la contratación pública en ese entorno habría que conseguir que todas estas personas (142), de una forma constante, aprendieran a su ritmo y en función de su perfil y de sus necesidades y trabajaran en unos objetivos comunes de mejora. Habría que liderar, informar, comunicar y profesionalizar a 142 personas para que luego pudieran implementar cambios en la gestión del proceso de contratación pública.

En la actualidad creo que las comunidades virtuales son una alternativa real y eficaz para la gestión de los cambios en la contratación pública tanto en las organizaciones del sector público como en el sector privado.

“…animar a las comunidades de profesionales a través de foros en internet y redes sociales profesionales”.

Recomendación (UE) 2017/1805 de la Comisión de 3 de octubre de 2017

5. Qué se necesitaría para generar una comunidad virtual en contratación pública.

A mi juicio:

  • Iniciativa, liderazgo, impulso al máximo nivel político y técnico. Lo más importante y lo más complicado de conseguir.
  • Un sitio para alojar la comunidad virtual. Puede ser propio o en algún sitio más especializado.
  • Una o varias personas (community managers) que den vida a la comunidad, unan a las personas entorno a interés comunes de mejora, hagan que avancen y alcancen pequeñas metas, pequeños resultados hasta que cojan cierta inercia en la mejora continua de la contratación pública.
  • Algún recurso económico.

6. Experiencias en la práctica de comunidades virtuales.

El gobierno Canario ha arrancado una interesante experiencia para generar una comunidad virtual que sirva para trabajar colaborativamente en la mejora de la gestión de la contratación públcia en la que estoy colaborando con Jaime Pintos Santiago y Juan Carlos García Melián.

La Diputación Provincial de Alicante ha constituido una comunidad de prácticas con 18 personas en contratación pública que está abordando, a través de una comunidad virtual y de alguna sesión presencial, los siguientes objetivos operativos de mejora en la gestión en un plazo de tres meses:

  1. Revisar o aclarar la instrucción de los contratos menores
  2. Planificar la gestión de la contratación pública.
  3. Contratación conjunta de necesidades comunes a más de un centro gestor.
  4. Soporte a los centros gestores incluyendo modelos de documentos a tramitar y aclaración de los existentes (memoria con llamadas o comentarios
  5. Normalizar criterios de adjudicación de las ofertas, condiciones especiales de ejecución o pliegos – tipo.

7. Un 52,6% ven a las comunidades virtuales como un recurso en la profesionalización en contratación pública.

En la comunidad de prácticas de la contratación realizamos una encuesta que arrojó algo de luz sobre este tema: “El 52,6% ve útil una comunidad virtual de profesionalización en contratación pública”.

¿Qué pensáis? ¿Cómo gestionáis los cambios para mejorar la gestión de vuestra contratación pública?¿Esperáis un milagro?

Hasta aquí hemos llegado.

Hola a todos. Hoy empezamos el proceso de despedida de PECoP. El 24 de septiembre de 2019 iniciamos la primera publicación en el blog de

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4 comentarios en «Comunidades virtuales en la gestión de los cambios en contratación pública.»

    • Muchas gracias David por pasarte por PECOP y dejar el primer comentario en la plataforma. Nos falta mucha cultura, de acuerdo, y hay que hacer muchos cambios que van a requerir un esfuerzo prolongado en el tiempo.
      Hay que movilizarse y generar comunidad. Entre todos conseguiremos antes muchos más.
      Buena mañana.

      Responder
  1. Muy buenos días a todos. Además de agradecer la oportunidad de poder participar en un espacio como éste, quisiera manifestar en primer lugar, que creo que esta Comunidad es una muy buena iniciativa, sobre todo, para intentar aunar criterios, formas de operar el ciclo de compra, y comprender la dirección hacia dónde debe ir la contratación pública de hoy; la cual, todavía muchos no se han dado cuenta que ha cambiado. Y en segundo lugar, creo que es imprescindible que las Comunidades Autónomas, Diputaciones y Gobiernos Locales (ya que ha nivel nacional no se visualiza una preocupación concreta), estudien la manera de “exigir” a quien quiera trabajar en el área de contratación, que tenga una “acreditación mínima” de conocimiento en esta materia antes de ocupar el cargo. Esto lo llevan haciendo hace años otros países con muy buenos resultados ¿Por qué no podríamos nosotros hacer lo mismo.? Si seguimos sugiriendo la formación en esta materia y no obligándola; seguiremos entrampados en los mismos problemas que se vienen arrastrando por años.

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  2. Muchas gracias Ivan por tus amables palabras. En PECOP pensamos que el cambio en la gestión de la contratación pública exige movilizar a muchas personas de muchas entidades afectadas por la contratación pública. Hay que movilizarlas para que generen mucho más valor del que se está consiguiendo en la actualidad.

    La profesionalización es clave. En PECOP pensamos que, además del conocimiento jurídico, se precisan conocimientos económicos, técnicos, tecnológicos, de gestión. Además de conocimientos se precisan experiencias.

    En PECOP pensamos e intentamos innovar en cómo abordar el reto de la profesionalización, en definir una matriz de competencias y capacidades del profesional de la contratación pública.

    Estamos en ello. Pensando.

    Muchas gracias.

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